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E-Rechnungspflicht – Wissenswertes zu E-Rechnung, XRechnung & ZUGFerD

E-Rechnungspflicht – E-Rechnung erstellen als XRechnung & ZUGFerD

Am 1. Januar 2025 sind neue Regelungen zur E-Rechnungspflicht in Kraft getreten, die für Unternehmen von Bedeutung sind. Diese Änderungen zur Erstellung und dem Empfang von E-Rechnungen betreffen sowohl den öffentlichen Sektor als auch den B2B-Bereich.

Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen und wann tritt diese in Kraft?

Die E-Rechnungspflicht betrifft alle Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland Verträge abschließen. Dies gilt sowohl für Großunternehmen als auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Wer also mit einer Behörde, einer Stadtverwaltung oder einer anderen öffentlichen Institution zusammenarbeitet, muss seine Rechnungen als E-Rechnungen senden.

Ab dem 1. Januar 2025 müssen zudem alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Ab dem 1. Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro sind verpflichtet, ausschließlich E-Rechnungen zu versenden.

Ab dem 1. Januar 2028: gilt die Verpflichtung zur E-Rechnung für alle Unternehmen in Deutschland, die Lieferungen oder Leistungen im B2B-Bereich durchführen.


Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die nach einem standardisierten Format erstellt wird, damit sie maschinenlesbar ist. In Deutschland ist das vorgeschriebene Format für E-Rechnungen die XRechnung. Sie stellt sicher, dass alle relevanten Rechnungsdaten strukturiert und nachvollziehbar übermittelt werden.

Aufbau einer XRechnung

Die XRechnung basiert auf einem XML-Datenformat und enthält alle erforderlichen Daten einer herkömmlichen Rechnung, jedoch in einem strukturierten und maschinenlesbaren Format. Dazu gehörten die folgenden Daten:

  • Rechnungssteller: Name, Adresse und USt-IdNr. des Unternehmens.
  • Rechnungsempfänger: Angaben zum öffentlichen Auftraggeber.
  • Rechnungsdaten: Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer und Zahlungsbedingungen.
  • Leistungsbeschreibung: Detaillierte Aufstellung der erbrachten Leistungen oder gelieferten Waren.
  • Beträge: Nettobeträge, Mehrwertsteuer und Gesamtbetrag.
  • Zahlungsinformationen: Bankverbindung und Zahlungsfristen.

Die XRechnung stellt sicher, dass alle relevanten Informationen auf standardisierte Weise übermittelt werden, wodurch der gesamte Rechnungsprozess für den Empfänger automatisch verarbeitet werden kann.

Was ist ZUGFeRD?

Neben der XRechnung gibt es auch das ZUGFeRD-Format, das eine wichtige Rolle bei der elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland spielt. ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl eine maschinenlesbare als auch eine für Menschen lesbare Komponente umfasst. Es kombiniert die Vorteile der strukturierten Daten (XML) mit einer im PDF-Format eingebetteten Rechnung, die der Rechnungsempfänger bequem ansehen und ausdrucken kann.

ZUGFeRD eignet sich besonders für Unternehmen, die ihre Rechnungen sowohl an öffentliche Auftraggeber als auch an private Unternehmen versenden wollen. Es stellt sicher, dass die Rechnungen maschinenlesbar sind und automatisch verarbeitet werden können, während gleichzeitig eine benutzerfreundliche Darstellung im PDF-Format bereitgestellt wird.

Ein weiterer Vorteil von ZUGFeRD ist die Flexibilität – es erlaubt es Unternehmen, ihre Rechnungen in einem für sie geeigneten Format zu erstellen und diese dann in unterschiedlichen Umfeldern (öffentlich oder privat) zu versenden.

Weitereführende Informationen: https://www.ferd-net.de/


Kostenlose Tools zur Erstellung und Ansicht von E-Rechnungen (XRechnung und ZUGFeRD)

Es gibt mittlerweile zahlreiche kostenlose Tools, mit denen E-Rechnungen erstellt und auch angesehen werden können. Diese Tools sind besonders für kleine Unternehmen oder Selbstständige geeignet, die keine eigene Softwarelösung zur E-Rechnungspflicht entwickeln möchten.

  • E-Rechnungen erstellen mit PDF24 (https://tools.pdf24.org/de/)
    PDF24 Tools bietet neben vielzähligen anderen PDF-Tools auch ein Tool zur Erstellung von E-Rechnungen. Das Tool kann direkt im Browser genutzt oder auch heruntergeladen werden.
  • XRechnung-Validator (https://erechnungsvalidator.service-bw.de/)
    Mit dem XRechnung-Validator vom Serviceportal von Baden-Württemberg können XRechnungen kostenlos validiert werden.
  • Quba (https://quba-viewer.org/)
    Der Quba-Viewer ist ein Open-Source-Tool, das speziell zur Anzeige und Verarbeitung von XRechnung– und ZUGFeRD-E-Rechnungen entwickelt wurde. Es ermöglicht die visuelle Darstellung und Überprüfung der Rechnungsinhalte auf inhaltliche und semantische Korrektheit. Der Quba-Viewer ist plattformübergreifend verfügbar und unterstützt Windows, Linux und macOS.

Individuelle Lösungen für die Umsetzung der E-Rechnungspflicht

Falls Sie Unterstützung bei der Implementierung der E-Rechnungspflicht benötigen, stehe ich gerne zur Verfügung. Ich biete maßgeschneiderte Lösungen zur Entwicklung und Integration der E-Rechnungsanforderungen, die speziell auf individuelle Bedürfnisse und abgestimmt sind.

Egal, ob Sie eine einfache Schnittstelle zur Übermittlung von XRechnungen benötigen oder eine vollautomatische Lösung suchen – ich helfe Ihnen, die beste Lösungen zu finden und umzusetzen.

Haben Sie Fragen oder benötigen Unterstützung bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht?

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